Kiedyś Microsoft Office rządził światem biznesu. Pod koniec lat 90. i na początku 2000 r. pakiet biurowy Microsoftu odsunął na bok rywali, takich jak WordPerfect Office i Lotus SmartSuite, i na horyzoncie nie było konkurencji. Następnie w 2006 r. firma Google pojawiła się wraz z Dokumentami i Arkuszami Google, wspólnym edytorem tekstu online i arkuszami kalkulacyjnymi, który został połączony z innymi usługami biznesowymi w celu utworzenia pakietu Google Apps, który później został przemianowany na G Suite.
Chociaż pakiet produktywności Google nie od razu szturmem podbił świat biznesu, z czasem zyskał zarówno pod względem funkcji, jak i popularności, obecnie może pochwalić się ponad 5 milionami płacących klientów. W międzyczasie Microsoft przesunął nacisk z tradycyjnego licencjonowanego oprogramowania Office na Office 365, wersję opartą na subskrypcji, która jest traktowana bardziej jak usługa, z częstymi aktualizacjami i nowymi funkcjami. Office 365 jest tym, na czym skupiliśmy się w tej historii.
W dzisiejszych czasach wybór pakietu biurowego nie jest już tak prosty jak kiedyś. Jesteśmy tutaj, aby pomóc.
G Suite i Office 365 mają wiele wspólnego. Oba są oparte na subskrypcji i co miesiąc pobierają od firm opłaty za osobę, na różnych poziomach, w zależności od możliwości, których szukają klienci. Chociaż G Suite jest oparty na przeglądarce internetowej, może również działać w trybie offline. I chociaż usługa Office 365 opiera się na zainstalowanym oprogramowaniu komputerowym, zapewnia również (mniej wydajne) wersje swoich aplikacji oparte na sieci Web.
Oba pakiety dobrze współpracują z szeregiem urządzeń. Ponieważ jest oparty na przeglądarce internetowej, G Suite działa w większości przeglądarek w dowolnym systemie operacyjnym, a Google oferuje również aplikacje na Androida i iOS. Firma Microsoft udostępnia aplikacje klienckie pakietu Office dla systemów Windows, macOS, iOS i Android, a jej aplikacje internetowe działają w różnych przeglądarkach.
Pakiety oferują również te same podstawowe aplikacje podstawowe. Każdy z nich ma programy do przetwarzania tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji, poczty e-mail, kalendarza i kontaktów, a także oprogramowanie do wideokonferencji, przesyłania wiadomości i robienia notatek. Z każdym z nich powiązana jest pamięć w chmurze. Jednak te indywidualne aplikacje różnią się w zależności od pakietu, podobnie jak narzędzia do zarządzania nimi w środowisku biznesowym. Oba pakiety oferują również szereg dodatkowych narzędzi. Dlatego może być niezwykle trudno zdecydować, który pakiet jest lepszy dla Twojej firmy.
W tym miejscu wkracza ten artykuł. Oferujemy szczegółowe spojrzenie na każdy aspekt pakietów biurowych, od porównania aplikacji po aplikacji po to, jak dobrze każdy pakiet obsługuje współpracę, jak dobrze integrują się ich aplikacje, jaka jest ich cena i wsparcie i nie tylko. Skupiamy się tutaj na tym, jak pakiety działają w firmach, a nie na użytku indywidualnym.
„Podążaj za pieniędzmi” to uświęcony refren śledczych na całym świecie, a kiedy zaczynasz decydować, który pakiet biurowy jest dla ciebie lepszy, jest to również dobre miejsce na rozpoczęcie. Osoby fizyczne mogą bezpłatnie korzystać z kilku aplikacji online z obu pakietów — w tym Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google, a także Microsoft Word Online, Excel Online i PowerPoint Online — ale firmy powinny w razie potrzeby skorzystać z płatnych subskrypcji G Suite i Office 365 funkcje bezpieczeństwa i zarządzania. Sprawdź poniższe wykresy, najpierw dla G Suite, a następnie dla Office 365, aby porównać plany i ceny.
Google Suite jest dostępny w trzech wersjach: Basic, Business i Enterprise. Basic, w cenie 6 USD za użytkownika miesięcznie, zawiera pełny pakiet aplikacji i 30 GB pamięci. (Organizacje non-profit mogą bezpłatnie korzystać z G Suite Basic). Plan biznesowy w cenie 12 USD za użytkownika miesięcznie obejmuje to wszystko, a także nieograniczone miejsce na dane i archiwizację, możliwości wyszukiwania w przedsiębiorstwie, dodatkowe narzędzia administracyjne i środowisko aplikacji o niskim kodzie. A Enterprise w cenie 25 USD za użytkownika miesięcznie obejmuje wszystko, co oferuje wersja Business, a także jeszcze więcej kontroli administracyjnych.
Więcej szczegółowych informacji można znaleźć na stronie Google porównującej plany cenowe. Tutaj możesz pobrać jeszcze bardziej szczegółową listę porównawczą. Pamiętaj też, że niektóre funkcje dostępne w planach G Suite wyższego poziomu można kupić jako samodzielne usługi.
Subskrypcje Office 365 Business są bardziej skomplikowane i wahają się od 5 USD za użytkownika miesięcznie w przypadku najbardziej podstawowej wersji, Office 365 Business Essentials, do 35 USD za użytkownika miesięcznie w przypadku Office 365 E5, najbardziej bogatej w funkcje wersji dla przedsiębiorstw. Poniższa tabela przedstawia, co otrzymujesz z każdą wersją. Trzy plany „biznesowe” po lewej stronie są przeznaczone dla małych firm zatrudniających do 300 pracowników; cztery po prawej są przeznaczone dla większych organizacji. (Przewiń, aby zobaczyć kolumny z prawej strony).
Dowiedz się więcej o planach Microsoft dla małych firm i przedsiębiorstw dla Office 365. Microsoft oferuje również szereg planów Office 365 dla instytucji edukacyjnych, rządowych, non-profit i innych, a także plany Microsoft 365, które łączą Office 365, Windows 10 i zabezpieczenia funkcje zarządzania.
Ponadto wiele aplikacji i usług pakietu Office jest dostępnych à la carte. Niektóre firmy wolą płacić za plan niższego poziomu, a następnie płacić za jeden lub dwa z tych elementów jako dodatki, zamiast płacić za kompleksowy plan wyższego poziomu.
Każda firma ma inne potrzeby, a Twoja może przypisywać niektórym aplikacjom większą wartość niż innym. W przypadku niektórych firm przetwarzanie tekstu i poczta e-mail mogą być najważniejszymi aplikacjami w pakiecie biurowym, podczas gdy inne mogą przede wszystkim potrzebować potężnego programu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych.
Aby pomóc, porównaliśmy każdy główny typ aplikacji w G Suite i Office 365, dzięki czemu możesz skupić się na aplikacjach, które są najważniejsze dla Twojej firmy, i pozwolić, aby ich mocne i słabe strony kierowały Twoją ogólną decyzją. Poniżej zamieściliśmy tylko najważniejsze informacje; jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat każdej aplikacji, zamieściliśmy link do artykułów Computerworld, które oferują dogłębne porównania.
Podjęcie decyzji, czy Twoja firma będzie lepiej korzystać z Dokumentów Google czy Microsoft Word, jest dość proste: co jest ważniejsze dla Twoich użytkowników: łatwa w użyciu współpraca czy największy zakres funkcji tworzenia i edytowania dokumentów? W przypadku współpracy Dokumenty Google są lepsze. W przypadku tak w pełni funkcjonalnego edytora tekstu, jaki znajdziesz w dowolnym miejscu, będziesz potrzebować programu Word.
Mówiąc, że Word ma doskonałe funkcje, nie mam na myśli zestawu narzędzi, z których Twoja firma może nigdy nie korzystać. Mam na myśli duże możliwości, które sprawiają, że Twój przepływ pracy jest łatwiejszy i bardziej produktywny. Jeśli tworzysz raport, broszurę, życiorys lub prawie każdy inny rodzaj dokumentu, Word oferuje doskonały zestaw gotowych szablonów, dzięki czemu możesz szybko zacząć pisać, wiedząc, że Twój dokument będzie miał solidny, użyteczny projekt. Na przykład Word ma prawie 50 różnych szablonów raportów, a Dokumenty Google tylko pięć. Program Word oferuje również więcej typów wykresów i stylów do osadzania w dokumentach.
Microsoft Word ma znacznie potężniejsze funkcje niż Dokumenty Google, w tym wiele gotowych szablonów, z których można wybierać podczas tworzenia nowego dokumentu. (Kliknij obraz, aby go powiększyć.)
Ale Dokumenty Google przewyższają Worda, jeśli chodzi o współpracę na żywo. Współpraca jest bezproblemowa i została w nią wbudowana od podstaw, podczas gdy w programie Word jest trudniejsza w użyciu, nie jest tak kompleksowa i wydaje się być dołączona, a nie integralną częścią programu.
Jeśli chodzi o współpracę na żywo, Dokumenty Google znacznie przewyższają Microsoft Word. (Kliknij obraz, aby go powiększyć.)
W przypadku współpracy niena żywo — edytowania i oznaczania dokumentów do przeglądu przez innych — Word zawsze był złotym standardem, ale Dokumenty Google przeszły długą drogę i teraz są prawie tak dobre, jak Word. Narzędzia do edycji Worda mają nieco bardziej szczegółowe kontrolki, ale poza tym są równe.
Aby uzyskać bardziej dogłębne porównanie, przejdź do „Dokumenty Google a Microsoft Word: co lepiej sprawdza się w biznesie?”
Czy użytkownicy w Twojej firmie przeważnie pracują samodzielnie nad arkuszami kalkulacyjnymi, czy często współpracują z innymi? Odpowiedź na to zadecyduje, czy Excel czy Arkusze Google są lepsze dla Twojej firmy.
Dla tych, którzy pracują przede wszystkim samodzielnie, Excel jest wyraźnym zwycięzcą. Podobnie jak w przypadku Worda, szeroki wybór szablonów oferuje zawstydzenie bogactwa. Na przykład istnieje ponad 60 szablonów tylko dla różnych rodzajów budżetów. Niezależnie od tego, czy jest to budżet biznesowy, czy budżet celowy, na przykład na wydarzenie marketingowe, prawdopodobnie znajdziesz taki, który odpowiada Twoim potrzebom i który można łatwo edytować. Natomiast Arkusze Google mają tylko trzy różne szablony budżetów.
Excel oferuje również znacznie więcej typów wykresów niż Arkusze Google — w sumie 17 — w tym popularne, takie jak kolumna, linia, kołowy, słupkowy i obszarowy; bardziej złożone, takie jak radar, powierzchnia i histogram; i niektóre znane głównie specjalistom od danych, takie jak box & whisker. Wiele typów wykresów ma wiele podtypów — na przykład wśród wykresów słupkowych znajdziesz słupek grupowany, słupek skumulowany i słupek, a każdy z nich ma dwie odmiany. Arkusze Google mają tylko siedem głównych typów wykresów. Tworzenie wykresów w programie Excel jest również prostsze niż w Arkuszach Google.
Excel ma znacznie bardziej wyrafinowane funkcje niż Arkusze Google, w tym o wiele więcej typów wykresów. (Kliknij obraz, aby go powiększyć.)
Arkusze Google znacznie przewyższają jednak Excela we współpracy w czasie rzeczywistym. Podobnie jak w przypadku Dokumentów, współpraca jest umieszczana bezpośrednio w Arkuszach. Nie tylko ma bardziej wydajne narzędzia, ale są one naturalnie zintegrowane i łatwo dostępne. To samo dotyczy edycji i komentowania arkuszy kalkulacyjnych.
Narzędzia do współpracy w Arkuszach Google są wydajne i łatwe w użyciu. (Kliknij obraz, aby go powiększyć.)
Aby uzyskać bardziej szczegółowe porównanie, zobacz „Arkusze Google a Microsoft Excel: co lepiej sprawdza się w biznesie?”
Podobnie jak w przypadku aplikacji do edycji tekstu i arkuszy kalkulacyjnych, to, czy Prezentacje Google czy PowerPoint są najlepsze dla Twojej firmy, sprowadza się do jednego punktu: czy cenisz współpracę lub zaawansowane funkcje programu do prezentacji? Jeśli współpraca jest najważniejsza w Twojej firmie, Prezentacje Google są lepsze. Z każdego innego powodu PowerPoint jest.
Na przykład funkcja QuickStarter programu PowerPoint umożliwia szybką pracę przy uruchamianiu prezentacji. Wybierz temat prezentacji, a QuickStarter przeprowadzi Cię przez proces tworzenia konspektu, slajdów początkowych, szablonów i motywów. Prezentacje Google nie mają odpowiednika.
PowerPoint ma wiele funkcji, których nie można dopasować do Prezentacji Google, w tym QuickStarter, który przeprowadzi Cię przez proces tworzenia konspektu, slajdów początkowych, szablonów i motywów. (Kliknij obraz, aby go powiększyć.)
Podobnie w programie PowerPoint łatwiej jest dodawać grafikę, przejścia, animacje i multimedia. Ma również więcej typów wykresów i tabel. I ma zawstydzający bogactwo, jeśli chodzi o wygłaszanie samej prezentacji, z innowacyjnymi funkcjami, takimi jak czasy próby, które określają, ile czasu zajmuje każdy pojedynczy slajd podczas próby prezentacji. W ten sposób nie utkniesz na żadnym pojedynczym slajdzie i możesz ćwiczyć nadawanie każdemu slajdowi tego, co mu się należy. Prezentacje Google nie mają nic podobnego.
Jednak Prezentacje Google rządzą, jeśli chodzi o współpracę, znacznie przewyższając niezdarne i niezręczne funkcje wbudowane w PowerPoint. A ponieważ Prezentacje oferują mniej możliwości niż Excel, nieco łatwiej jest tworzyć w nich slajdy, ponieważ nie zawiera tylu funkcji w interfejsie.
Prezentacje nie są tak wydajne jak Excel, ale ich interfejs jest mniej zagracony i zagmatwany. (Kliknij obraz, aby go powiększyć.)
Aby uzyskać bardziej szczegółowe porównanie, zobacz „PowerPoint vs. Prezentacje Google: co lepiej sprawdza się w biznesie?”
Jeśli cenisz prostotę, wolisz Gmaila niż Outlooka. Gmail ma znacznie czystszy i mniej zagracony interfejs niż domyślny Outlooka, oferując najlepszą równowagę między łatwością obsługi a zaawansowanymi funkcjami. Jednak program Outlook poczynił pewne postępy w kierunku prostszego korzystania z nowej uproszczonej Wstążki, którą możesz włączyć.
Gmail oferuje uproszczony interfejs i intuicyjne sposoby wykonywania najważniejszych zadań związanych z pocztą e-mail. (Kliknij obraz, aby go powiększyć.)
Niezależnie od tego, czy chodzi o tworzenie poczty e-mail, odpowiadanie na nią czy zarządzanie nią, Gmail oferuje intuicyjny interfejs z łatwymi w użyciu narzędziami do szybkiego wykonywania pracy. Nasze ulubione to opcja oparta na sztucznej inteligencji, która sugeruje słowa i frazy podczas pisania, funkcja „posuwania” do wyświetlania zapomnianych wiadomości oraz poręczny przycisk drzemki do opóźniania przychodzących wiadomości.
Jednak jeśli chodzi o funkcje zasilania, rządzi Outlook. Na przykład skoncentrowana skrzynka odbiorcza programu Outlook umożliwia wyświetlanie i odpowiadanie na najważniejsze wiadomości e-mail w pierwszej kolejności, a funkcja czyszczenia świetnie radzi sobie z uproszczeniem długich wątków e-mail, dzięki czemu łatwiej je śledzić. A ponieważ kontakty i funkcje kalendarza są częścią samego programu Outlook, są dobrze zintegrowane z pocztą e-mail. Gmail opiera się na oddzielnych aplikacjach Kontakty Google i Kalendarz, które mogą być nieco bardziej kłopotliwe w nawigacji.
Nawet z nową, uproszczoną wstążką interfejs Outlooka może być dość mylący w użyciu. (Kliknij obraz, aby go powiększyć.)
Jeśli Twoi użytkownicy chcą, aby każdy dzwonek i gwizdek był możliwy, Outlook zapewnia je wszystkie. Aby szybko załatwić sprawy, Gmail jest lepszym wyborem.
Aby uzyskać bardziej szczegółowe porównanie, zobacz „Outlook a Gmail: który sprawdza się lepiej w biznesie?”
